香港威達會計秘書有限公司 (Welldone Accounting & Secretarial Ltd.)

會計記錄資料、製作報表引言許多中小企業的創業者都會較為專注於業務的發展而忽略了瞭解公司的財務狀況，有些經營者甚至在營運一段時間後，還不知道公司是賺錢還是虧損，有些公司更要待到年尾，會計師結算時才知道企業的財務狀況。年終審核報告無疑是有價值的參考資料，但及時的營運成績對成功企業管理更為重要。所以，我們要準確地保存每天的營運記錄，準備編製各種財務報表，以供每日業務決定的參考。會計記錄資料一般來說，會計記錄須包括以下經營資料：
1. 銷售	創業者不單只要知道每天、每週、每月、每季或每年的總銷售，最好能夠把銷售再分為不同的產品、部門、地區等，劃分方法視企業或行業性質而定，這樣做可使經營者能夠清楚那一個部門、產品、地區等的利潤水準，從而作出適當的決定。
2. 購貨	以不同的供應商為單位，記錄購貨情況，創業者除瞭解總購貨價值資料外，還可以分析各種購貨種類。
3. 運作開支	企業應記錄開支費用的資料，基本包括銷售開支和一般開支，也有生產和行政開支等。
4. 應收帳項	一般的現金銷售在記錄上是一手交貨，一手交錢，會計雙記載應該是記入貸方 - 銷售，記入借方 - 現金。另一種是利用信用銷售，例如信用卡買賣，買方可先收貨，到信用期滿才支付，因此，企業會有應收帳項在會計記錄上。
5. 應付帳項	同樣原理，企業可以利用信用與人交易，不須即時付款，這些應付帳項應該記錄在會計分類帳上，以便容易查閱到期日並且不會拖欠交款。
6. 存貨	會計記錄應能提供企業創業者定時的總存貨資料，最好是各種的存貨分類記錄。
7. 薪資記錄	員工薪金，津貼，福利，獎金等都應該清楚記錄在會計帳目上，這也包括員工強制性公積金，其他的保險金等。
8. 稅務	企業要支付各種不同的稅款，例如利得稅，商業牌照費等，有些是延期支付的，有些是預付的，主要是看各地的要求和企業的性質，例如，如果是獨資企業，創業者只須負擔個人入息稅，在香港的稅制比較簡單，但也需要清楚列入會計帳目內。
帳簿常見例子為了方便記錄上述資料，企業大都設立一些帳簿，下列是最常見的例子：帳簿需保存資料事實上，上述的帳簿不一定需要，有些人習慣把帳項和數目記在"分析"紙上，或用電腦儲存，市面上也有簡單的電腦簿記系統，可幫助記錄和分析。關於上述所列的交易資料來源，有如下途徑，經營者應保存這些基本記錄：客戶定貨單送貨單據記錄發票和結數單副本客戶收貨證明和退貨詳情購貨單副本企業收貨單供應商發票和結數單副本會計期開始時的存貨和資產數量和價值會計期結束時的存貨和資產數量和價值會計期內資產的增購和變賣制定報表在一個整體會計制度的迴圈下，經營者應首先把每項日常操作和交易記錄在各種的帳簿上，然後在會計期結束前制定下面的報表：名義分類帳是由其他帳簿內全部數位綜合而成，用來制定損益表和資產負債表，但中小公司可直接根據其他帳簿制定上述報表，無須記名義分類帳，節省時間。有關詳細的會計雙重記載原理和記錄技巧，可參考市面上各種的會計和簿記書，在此短短篇幅，難以詳述。不過，要強調的是：會計工作比較瑣碎，但它和其他工作一樣，平時做得整整齊齊，依時記錄，做起來就輕而易舉。